Документирование бизнес-процессов с применением системы Бизнес-инженер
Андрей Кабанец - |
|
Цель данной статьи, наглядно, на простейшем примере, показать возможности системы Бизнес-инженер и заложенной в ней методологии, в решении задач документирования бизнес-процессов организации.
В настоящее время много организаций ставят перед собой задачу повышения эффективности и оптимизации своей деятельности на конкурентном рынке. Ключевым элементом этого является оптимизация бизнес-процессов. Существует много теоретических разработок в этой области, получивших свое отражение в международных стандартах, таких как ISO 9000 и ISO 15504. Эти методологии имеют в своей основе некоторые модели оценки зрелости бизнес-процессов. Они довольно похожи и имеют на начальном уровне бизнес-процесс, у которого есть только определенный предсказуемый результат, что и свидетельствует о его выполнении. Далее в разных моделях оценки применяются свои этапы оптимизации, но практически во всех существует задача документирования существующих, устоявшихся бизнес-процессов.
В данной статье на примере организации, занимающейся мойкой автомобилей, назовем ее ООО "Мойдодыр" рассмотрим возможности системы Бизнес-инженер для создания электронной модели организации, с последующей генерацией регламентирующей документации на базе одного бизнес-процесса.
1. Моделирование организационной структуры
На данном этапе перед нами не стоит задача оптимизации, мы хотим отразить в электронной модели организацию "как есть", поэтому начнем с изучения и моделирования существующей организационной структуры. Так нам будет проще получить от сотрудников подробные сведения о выполняемых ими задачах для производства конечного продукта - услуг по мойке легкового автотранспорта. Сразу отразим его в классификаторе "Продукты и услуги" в программе Бизнес-инженер (см. рис. 1).
Рис. 1. Заполнение классификатора "Продукты и услуги" в Бизнес-инженер
Необходимо выяснить, какие в организации есть подразделения, какие должности входят в эти подразделения, кто является руководителем. Полученную информацию вносим в классификатор "Организационная структура" (см. рис. 2).
Рис. 2. Заполнение классификатора "Организационная структура" в Бизнес-инженер
Вхождение должностей в подразделения и руководителей подразделений отражаем в матрице "Подразделения <> Должности" (см. рис. 3).
Рис. 3. Заполнение матрицы "Подразделения <> Должности" в Бизнес-инженер
Вносим персоналии в классификатор "Сотрудники" (см. рис. 4).
Рис. 4. Заполнение классификатора "Сотрудники" в Бизнес-инженер
Распределим сотрудников по должностям в матрице "Организационная структура <> Сотрудники" (см. рис. 5).
Рис. 5. Заполнение матрицы "Организационная структура <> Сотрудники" в Бизнес-инженер
Мы зафиксировали в электронной модели организационную структуру и теперь можем воспользоваться встроенными отчетами системы Бизнес инженер, например, отчетом "Положение об организационной структуре" (см. рис. 6).
Рис. 6. Отчет "Положение об организационной структуре", автоматически сформированный в Бизнес-инженер
В приложении отчета "Положение об организационной структуре" отображается автоматически сформированная схема организационной структуры (см. рис. 7).
Рис. 7. Автоматически сформированная схема организационной структуры, отображаемая в отчете "Положение об организационной структуре" в Бизнес-инженер
Мы также можем разработать собственную схему организационной структуры в программном модуле График-студио системы Бизнес-инженер и отображать ее в отчете "Положение об организационной структуре".
2. Моделирование бизнес-процесса
Далее обратим свое внимание на бизнес-процессы организации. Разделим их на три группы:
- Основные бизнес-процессы - ориентированы на производство продукции или оказание услуг, предоставляющей ценность для клиента.
- Обеспечивающие бизнес-процессы - предназначены для обеспечения выполнения основных бизнес-процессов, в общем виде они обеспечивают ресурсами все бизнес-процессы предприятия.
- Бизнес-процессы управления - охватывают весь комплекс функций управления на уровне каждого бизнес-процесса и бизнес-системы в целом, то есть управляют компанией.
Cмоделируем один из основных бизнес-процессов "Мойка легкового автотранспорта". Для этого в классификаторе "Бизнес-процессы" в разделе "Основные бизнес-процессы" добавим этот бизнес-процесс и подчиненные ему процедуры (см. рис. 8).
Заполним следующие атрибуты бизнес-процесса и его процедур:
- Описание процесса
- Входные границы процесса
- Выходные границы процесса
- Требования к результатам процесса.
Рис. 8. Заполнение классификатора "Бизнес-процессы" в Бизнес-инженер
Теперь построим графическую диаграмму бизнес-процесса "Мойка легкового транспорта". Для этого выделим этот процесс в классификаторе, нажмем кнопку График-студио и в появившемся окне с возможными типами процессных диаграмм выберем нотацию "Диаграмма бизнес-процесса (расширенная)" (см. рис. 9).
Рис. 9. Выбор необходимого типа процессной диаграммы (нотации) в Бизнес-инженер
В открывшемся редакторе графических диаграмм отобразим начальное и конечное события бизнес-процесса, а также последовательность выполнения его процедур (см. рис. 10).
Рис. 10. Отображение начального и конечного событий бизнес-процесса, а также последовательности выполнения его процедур в Бизнес-инженер
Так как процедуры мойки автомобиля и оплаты заказа могут происходить независимо друг от друга, мы имеем ветвление потока действий (логический блок "ИЛИ"). По завершении мойки и оплаты (логический блок "И") мы можем произвести закрытие заказа.
Теперь отразим на схеме бизнес-процесса должности. Для этого добавим на диаграмму организационную единицу "Должность" и в появившемся окне выберем соответствующий элемент классификатора (см. рис. 11).
Рис. 11. Добавление организационных единиц на диаграмму процесса в Бизнес-инженер
Затем свяжем должность с необходимой процедурой и определим роль данной должности (см. рис. 12).
Рис. 12. Задание ролей организационных единиц при выполнении процедур процесса в Бизнес-инженер
Аналогичным способом отобразим должности для остальных процедур, а также добавим "Клиента" как контрагента к необходимым процедурам. (см. рис 13).
Рис. 13. Отображение организационных единиц на диаграмме процесса в Бизнес-инженер
Затем, добавляя в классификатор "Объекты деятельности" новые элементы отобразим на диаграмме поток документов. В итоге диаграмма бизнес-процесса будет иметь следующий вид (см. рис. 14).
Рис. 14. Разработанная диаграмма процесса в Бизнес-инженер
Для оценки эффективности выполнения бизнес-процесса введем один ключевой показатель (KPI) "Длительность мойки автомобиля" с целевым значением 20 минут. Для этого в окне навигатора перейдем в раздел "Показатели" и в классификаторе "Показатели деятельности" создадим необходимый показатель и введем его целевое значение в поле значений соответствующего атрибута (см. рис. 15).
Рис. 15. Заполнение классификатора "Показатели деятельности" в Бизнес-инженер
Затем в матрице "Бизнес-процессы <> Показатели деятельности" привяжем созданный KPI "Длительность мойки автомобиля" к бизнес-процессу "Мойка легкового автотранспорта" (см. рис. 16).
Рис. 16. Заполнение матрицы "Бизнес-процессы <> Показатели деятельности" в Бизнес-инженер
3. Разработка регламента бизнес-процесса
Теперь мы имеем в электронной модели Бизнес-инженер всю необходимую информацию. Для формирования положения о бизнес-процессе можно использовать типовые отчеты Бизнес-инженер, а также можно разработать свой новый отчет.
Для этого необходимо в окне навигатора в разделе "Конфигурация" открыть раздел "Отчеты". В подразделе "Бизнес-процессы" добавим новый отчет, который назовем "Положение о бизнес-процессе".
Затем вернемся в окно навигатора и откроем классификатор "Бизнес-процессы". Далее выделим разработанный процесс "Мойка легкового автотранспорта", включим опцию "Атрибуты" и перейдем на вкладку "Настройки". Здесь нажмем на кнопку "Отчеты в меню" и добавим отчет "Положение о бизнес-процессе" для отображения в меню классификатора.
Теперь при выделении в классификаторе процесса "Мойка легкового автотранспорта" в контекстном меню "Отчеты" будет доступен созданный новый отчет. Вернемся в раздел "Отчеты" и откроем созданный новый отчет в дизайнере отчетов.
В системе Бизнес-инженер заложена достаточно гибкие возможности создания и редактирования отчетов. Для создания простейшего отчета от пользователя не потребуется никаких дополнительных знаний и данные из электронной модели он сможет получить с помощью простого графического интерфейса (мастера отчетов). Для более сложных отчетов потребуются начальные знания HTML, а также VBS (Visual Basic Script) или JavaScript.
Наш отчет будет состоять из форматированного текста и блоков, выводящих данные из модели (см. рис. 17).
Рис. 17. Разработка нового отчета "Положение о бизнес-процессе" в Бизнес-инженер
В дизайнере отчетов также можно редактировать HTML-код шаблона отчета, который для созданного отчета "Положение о бизнес-процессе" приведен в Приложении 2 вместе с настройками блоков данных отчета и VBS-скриптами.
После этого мы можем сформировать отчет "Положение о бизнес-процессе", запуск которого выполняется через контекстное меню "Отчеты" для выделенного в классификаторе бизнес-процесса "Мойка легкового автотранспорта" (см. рис. 18).
Рис. 18. Запуск формирования отчета "Положение о бизнес-процессе" в Бизнес-инженер
Сформированный системой Бизнес-инженер на основе электронной модели отчет "Положение о бизнес-процессе "Мойка легкового автотранспорта" приведен в Приложении 1.
4. Заключение
В данной статье наглядно на простейшем примере показаны возможности системы Бизнес-инженер и заложенной в ней методологии в решении задач документирования бизнес-процессов в организации.
Может показаться, что разработка отчетов - слишком сложная задача, но на самом деле нет необходимости создавать отчет с нуля, в системе Бизнес-инженер много готовых отчетов, которые можно брать за основу. VBS-скрипт, написанный один раз можно использовать в других отчетах, лишь немного адаптировав.
В целом, система Бизнес-инженер предоставляет широкие функциональные возможности по созданию электронной модели организации и получению на ее основе регламентирующих документов.
5. Литература
Ковалев С., Ковалев В.: "Настольная книга аналитика. Практическое руководство по проектированию бизнес-процессов и организационной структуры".
6. Приложения
