"Бизнес как единая система процессов"

Наталья Смирнова

Процессный подход сейчас наиболее популярен среди крупных и средних компаний, но постепенно он начинает завоевывать расположение и малого бизнеса. На самом деле, именно для малого бизнеса лучше всего применим такой подход, так как в этом случае за весь бизнес-процесс действительно отвечает один владелец, как это и положено по "классике". У индивидуальных предпринимателей нет возможности распределить операции бизнес-процессов по различным исполнителям, создавая для этого отделы и группы, – они все или почти все делают сами.

С одной стороны, такое положение дел гарантирует, что индивидуальный предприниматель контролирует все свои бизнес-процессы. С другой стороны, трудно единолично руководить сразу всеми процессами, а уж определять их узкие места и усовершенствовать – кажется совсем непосильной работой. Для удобства всю деятельность рационально представить как сеть бизнес-процессов с определенными входами и выходами. Тогда объект управления будет более прозрачен и понятен, и в дальнейшем предприниматель сможет разработать для себя показатели эффективности, по которым он будет оценивать свою деятельность. О том, как структурировать свою деятельность на отдельные процессы, читайте в статье.

Разработка сети процессов

Сеть процессов для индивидуальных предпринимателей можно представить в виде процессов 2 типов:

  1. Основные.
  2. Вспомогательные.

При этом под основными процессами понимаются те, которые направлены на достижение цели, ради которой предприниматель создавал свое дело. Эти процессы – основные источники прибыли для предпринимателя и ценности для его клиентов. Вспомогательные процессы существуют для того, чтобы обеспечивать успешное выполнение основных. В каждом конкретном случае разделение бизнес-процессов на основные и вспомогательные будет различным.

Иногда, правда, помимо основных и вспомогательных выделяют еще и управленческие бизнес-процессы. Они обеспечивают долгосрочное и стабильное развитие бизнеса. Управленческие процессы принадлежат к вспомогательным, но иногда выделяются в отдельную группу. Особенно это характерно для тех предпринимателей, которые действительно уделяют внимание долгосрочному развитию своего дела.

Для примера возьмем индивидуального предпринимателя Виталия Макова, который занимается оптовой торговлей продуктами питания, причем продажей товара занимается непосредственно Виталий. Основные процессы для него таковы: закупка товара – складирование товара – продажа товара. Именно так выглядит его цепочка создания ценности для клиента, это те процессы, за которые его клиенты готовы платить деньги. Именно в этих процессах Виталий считал себя наиболее компетентным.

Что касается вспомогательных процессов, к ним относятся все процессы, которые поддерживают вышеуказанные основные. В рассматриваемом случае ими являются:

В частности, любой индивидуальный предприниматель должен контролировать доходы и расходы, вести налоговый учет, а также обеспечивать себя необходимыми хозяйственными принадлежностями и оборудованием. Виталий также пользовался услугами сторонних агентств, занимающихся ИТ-сопровождению и оказывающих юридическую поддержку. Поскольку он иногда менял компании, выполнявшие для него процессы, то он отнес к вспомогательным процесс по управлению аутсорсингом, который включал оценку необходимости передачи того или иного процесса на аутсорсинг, отбор компаний для предоставления подобных услуг и процесс по управлению запасами, куда включалась инвентаризация, списание и т.д.

Учитывая, что Виталий не имел стратегии развития своего бизнеса, не уделял внимания его финансовым показателям, расширению источников финансирования, то такие процессы, как стратегическое управление и управление финансами у него отсутствовали. Поскольку он один выполнял всю работу, он не нанимал никаких сотрудников, процесс по управлению персоналом у него также отсутствовал. Кроме того, доставку товара осуществляет поставщик, поэтому данному процессу внимание также не уделялось.

Таким образом, Виталий получил карту бизнес-процессов своего бизнеса (см. рисунок 1).

Карта процессов индивидуального предпринимателя в сфере оптовой торговли продуктами питания

Рисунок 1. Карта процессов индивидуального предпринимателя в сфере оптовой торговли продуктами питания

Определение схемы влияния

Теперь, имея карту процессов, Виталию было необходимо увидеть связи между ними, чтобы понять, на какие результаты его работы какие процессы воздействуют. Главное – представить свой бизнес как единую систему, в которой любое, даже незначительное изменение отражается на всех или почти всех ее составных частях.

Прежде всего, Виталию необходимо было определить, какие именно результаты он будет рассматривать, ведь каждый процесс имеет свой итог, причем часто не один, поэтому рассматривать в одной модели все возможные результаты процессов невозможно. За основу Виталий взял цель создания своего бизнеса: он хотел его продать через 3 года как минимум в 4 раза дороже, чем стоило его создание с нуля. Чтобы достичь этого, Виталию необходимы были своеобразные рычаги воздействия для достижения желаемого результата.

Для этого он определил роль каждого процесса в выполнении своей основной цели (см. Таблицу 1).

Таблица 1. Роли бизнес-процессов индивидуального предпринимателя в достижении основной цели его бизнеса.

Бизнес-процесс

Основная роль в свете достижения цели предпринимателя

1

Налоговый учет

Оптимизация налогообложения, в том числе затрат, связанных с том числе штрафов за неверным расчетом налогов

2

Контроль расходов

Оптимизация затрат компании, предотвращение необоснованных расходов

3

Юридическое обеспечение

Оптимизация затрат, в том числе связанных с рисками штрафов и пени по договорам, с неверно составленными договорами, неисполнением обязательств контрагентами и т.д.

4

Хозяйственное обеспечение

Своевременное обеспечение основной деятельности необходимыми материалами и оборудованием хорошего качества и по доступной цене.

5

ИТ-обеспечение

Обеспечение бесперебойной работы программного обеспечения и технического оборудования.

6

Управление запасами

Минимизация затрат по хранению продуктов, их списанию в связи с порчей.

7

Управление аутсорсингом

Обеспечение качественного выполнения обеспечивающих процессов за счет привлечения внешних компаний по разумной цене.

8

Закупка товара

Обеспечение конкурентным товаров по разумным ценам и в положенный срок.

9

Складирование

Обеспечение наиболее оптимального использования складских площадей, наилучших условий хранения товара.

10

Продажа товара

Обеспечение клиента необходимой информацией о продукте, обеспечение быстроты и простоты покупки.

Теперь, зная ключевые роли своих бизнес-процессов, Виталий определил потребности каждого процесса в информации или ресурсах, а также требования к ним для его успешного выполнения. Например, возьмем процесс по закупке товара. Для того чтобы основная роль данного процесса, заключающаяся в обеспечении базы конкурентным товаров по разумным ценам в положенный срок, была успешно выполнена, этот процесс нуждается в следующих данных и ресурсах:

К этим данным процесс закупки предъявляет следующие требования:

Таким образом, составлялись требования по каждому бизнес-процессу, а в конце концов Виталий пришел к тому, что, начав с требований процесса закупки к остальным процессам, закончил требованиями к самому процессу закупки:

Формализация процессов

Чтобы избежать неразберихи в управлении свои бизнесом, Виталий составил краткие регламенты по каждому процессу, часть из которых, как памятки, были переданы аутсорсинговым организациям (часть требований нашли свое отражение в договорах с этими компаниями). Это позволило более эффективно с ними взаимодействовать.

Для себя же Виталий тоже составил памятки, чтобы не забывать, когда и что следует сделать. Так, он оптимизировал свой распорядок дня:

Теперь ему не приходилось вспоминать каждый раз, не забыл ли он что-либо сделать.

Положительный эффект от процессной структуризации

Помимо более четкого распорядка дня, процессная структуризация позволила выгодно сменить одну из аутсорсинговых компаний, которая предоставляла услуги по ИТ-обеспечению. Это было сделано в результате выявленных потребностей бизнес-процессов к процессу ИТ-обеспечения, в частности, ко времени устранения неисправностей в программном обеспечении.

Если раньше компания могла устранить неисправность минимум за 20 минут (включая время дороги специалиста от своей компании до предприятия Виталия), то теперь неисправность подобного рода устранялась за 10 минут.

Более того, предприятие Виталия перешло на новую программу, поскольку в прежней не было автоматического расчета необходимого заказа товаров на основе складских данных, и Виталию приходилось меньше времени тратить на заказ (у него появился лишний час времени, который раньше он тратил на анализ складских запасов, показателей оборачиваемости, выбора поставщиков и т.д.).

Теперь в новом программном обеспечении Виталий мог на основе своего опыта определять минимальный и максимальный товарный запас по тем или иным позициям. Теперь он мог больше времени для расширения своего бизнеса, поиска новых поставщиков, новых помещений, найма персонала, что напрямую влияло на его основную цель создания этого бизнеса.

Кроме того, новая программа позволяла осуществлять АВС-анализ продукции, что позволило Виталию уже не интуитивно, а вполне обоснованно заказывать тот товар, который особенно сильно воздействует на выручку компании, что также напрямую влияло на достижение основной цели предпринимателя.

Анализ ABC - это исследование вклада каждого товара в совокупную выручку компании, которое заключается в разделении продукции на категории A, B и C, составляющие, соответственно, 80, 15 и 5% выручки фирмы. АВС-анализ предполагает различные подходы к управлению товаром, принадлежащим к разным товарным группам, в частности, предпочтение при заказе продукции отдается товару групп А и В.

Таким образом, предпринимателю крайне важно представлять структуру своего бизнеса, иначе он не сможет увидеть всю картину, и не будет знать последовательность действий, моменты, требующие особого внимания, и взаимосвязь процессов. А значит, предприниматель потеряет время и деньги.


Версия для печати

Rambler's Top100
Яндекс.Метрика
Информационный портал

Содержит более 3 000 инфор-
мационных и методических материалов по менеджменту, примеров бизнес-моделей, процессов и показателей (KPI), а также слайдов семинаров.

Перечень материалов

Войти на портал

Ближайшие семинары

20-22 ноября, г. Москва "Описание, анализ, оптимизация бизнес-процессов. Разработка регламентов" Подробнее >>

4-5 декабря, г. Москва
"Современные методологии описания бизнес-процессов и бизнес-моделирования" Подробнее >>

6 декабря, г. Москва
"Функционально-стоимостной анализ бизнес-процессов (ФСА). Расчет трудозатрат и численности персонала" Подробнее >>

7-8 декабря, г. Москва
"Разработка стратегических целей и ключевых показателей (KPI). Построение системы мотивации и оплаты труда (СМОТ) на их основе" Подробнее >>

8 декабря, г. Москва
"HR-инжиниринг, организационная структуризация и повышение эффективности работы персонала" Подробнее >>

11-12 декабря, г. Москва
"Анализ и оптимизация оргструктуры. Повышение организационной эффективности и производительности труда" Подробнее >>

+7 (495) 788-72-47   info@betec.ru
 Консалтинг Консалтинговые услуги Формы консалтинговых услуг Почасовая консультация Консалтинговые сессии Консалтинговые проекты  Бизнес-обучение Темы семинаров Расписание семинаров Корпоративные семинары Дистанционные курсы Презентации семинаров Книга "Секреты успешных пр..."  Программные продукты Бизнес-инженер График-студио Лайт  бесплатно Business Studio Microsoft Visio ARIS-конвертация Графические схемы процессов Бизнес-анализ Бизнес-модели и решения Партнерские программы  Магазин процессов О магазине бизнес-процессов Каталог процессов и стоимость Нотации описания процессов  Решения HR-инжиниринг Решения для Банков Решения для ВУЗов Стратегия и BSC/KPI Бизнес-процессы Оргструктура Качество Проекты


Подписка на новостную рассылку
Введите Ваш e-mail:

Наш адрес:
127106, г. Москва
ул. Гостиничная, д.3, офис 318
тел. +7 (495) 788-72-47
e-mail: info@betec.ru

Copyright © 2001-2017
БИТЕК (Бизнес-инжиниринговые технологии)


Новости компании БИТЕК Информация о компании БИТЕК Публикации компании БИТЕК Партнерская программа компании БИТЕК Контактная информация

Статьи