Внешняя помощь

Наталья Смирнова

Что такое аутсорсинг?

Если передать смысл аутсорсинга в нескольких словах, то это – передача некоторого объема работ внешнему исполнителю, который сделает это лучше вас. При этом внешним исполнителем может быть и индивидуальный предприниматель, и небольшая компания, и даже крупная корпорация. Основной идеей аутсорсинга является выполнение тех или иных операций наиболее квалифицированными специалистами, что позволяет выполнить работу:

Однако надо помнить, что на аутсорсинг можно передавать только неосновные виды деятельности, в противном случае вы передадите внешнему исполнителю те работы, ради которых создавали свой бизнес, а значит, фактически, передаете им свое дело.

Для примера возьмем адвоката, работающего на дому. Для успешного осуществления своей деятельности ему требуются, например:

Таким образом, для адвоката можно выделить следующие виды вспомогательных видов деятельности:

Все ли эти виды деятельности следует выполнять адвокату, пусть даже он разбирается в компьютерах и, разумеется, в состоянии убрать свою квартиру?

Анализ процессов для передачи на аутсорсинг

Прежде чем передать часть процесса, процесс целиком или несколько процессов внешнему исполнителю, следует проанализировать целесообразность подобного решения.

Для этого нужно:

1. Определить основные цели создания бизнеса.

Для чего он создавался? Следует уделять внимание в самую первую очередь именно той деятельности, которая нацелена на достижение основных целей. А уже оставшееся время и иные ресурсы распределять между другими видами деятельности, в зависимости от их важности.

В рассматриваемом примере цель создания бизнеса – получение прибыли, как и в большинстве случаев.

2. Описать свою предпринимательскую деятельность.

Вся деятельность предпринимателя на этом этапе описывается в виде отдельных блоков работ, либо бизнес-процессов, если предприниматель знаком с таким подходом. Далее описанные процессы разбиваются на те, которые нацелены на достижение основных целей создания бизнеса, и на все остальные - вспомогательные.

Так, в рассматриваемом случае именно адвокатская практика будет рассматриваться как основной вид деятельности, а все остальное, напрямую с ней не связанное, будет лишь вспомогательными операциями.

3. Оценка возможности передачи на аутсорсинг вспомогательных операций.

Оценка производится с использованием определенных критериев, в качестве которых можно использовать:

Таблица 1. Сравнение временных и материальных затрат на выполнение работ внешним специалистом и своими силами

 

Внешний специалист

Без аутсорсинга

Затраченное время

1 месяц

3 недели + 1,5 месяца

Стоимость

2 000 долл

15 долл + 1,5 х 2 000 = 3015 долл

Итак, адвокату в любом случае выгоднее привлекать внешнего специалиста;

Какждый блок вспомогательных операций (вспомогательных бизнес-процессов) анализируется на наличие организационных, финансовых, психологических и иных сложностей, и в результате выбираются те из них, которые связаны с минимумом проблем. Надо сказать, что при анализе важно рассматривать все возможные проблемы в совокупности, а не порознь. Так, передача работ на аутсорсинг может принести существенную экономию, но предполагать столь значительные организационные или психологические сложности, что они сведут на "нет" весь экономический эффект. В случае с адвокатом минимальные проблемы были связаны с передачей следующих операций на аутсорсинг:

Организация передачи на аутсорсинг

Перед тем, как передать тот или иной блок работ на аутсорсинг, нужно пройти следующие шаги.

1. Четко определить объем работ, передаваемых на аутсорсинг.

После того, когда адвокат определил, какие работы он мог передать на выполнение внешним исполнителям, ему было необходимо четко определить объем данных работ: с какой операции будет начинаться работа внешнего специалиста, какие операции будут за ней следовать и какой операцией данный объем работ будет завершаться. Например, блок работ по разработке web-сайта, который решено было передавать внешнему ИТ-специалисту:

При этом обновление информации на сайте не входило в перечень передаваемых на аутсорсинг работ, так как являлось обязанностью адвоката: именно он высылал ИТ-специалисту новую информацию для размещения в том или ином разделе сайта.

Этот шаг важен, так как здесь происходит распределение ответственности за выполнение работ. Основным критерием определения объема работ является минимизация разрывов между работами (смена исполнителей тех или иных работ, применение разного программного обеспечения при их выполнении), выполняемыми в определенной последовательности.

Если работы, передаваемые на аутсорсинг, определены неточно, в будущем не избежать недопонимания между клиентом и исполнителем.

2. Выбор внешнего исполнителя.

Это важный этап, так как от принятого решения зависит качество выполнение передаваемых внешнему исполнителю работ. При выборе внешнего исполнителя принимаются во внимание следующие факторы:

Так, адвокат выбирал ИТ-специалиста для разработки и поддержки сайта по рекомендации знакомых. При личной встрече ИТ-специалист произвел на него благоприятное впечатление, рассказав об опыте работы в качестве web-дизайнера на аутсорсинге. Его подход к построению работы во многом совпадал с представлением адвоката, поэтому решение было принято в пользу его привлечения на аутсорсинг.

3. Организация взаимодействия с внешними исполнителями.

С передачей процесса на аутсорсинг в компании автоматически должен появиться сотрудник, ответственный за контроль работы внешней компании. Только в этом случае можно минимизировать организационные трудности, связанные с передачей части работ на аутсорсинг. Чтобы внешний специалист не почувствовали смену лица, с которым он взаимодействует, рекомендуется, по возможности, привлекать того специалиста по работе с аутсорсерами к подбору внешних исполнителей, обсуждению взаимодействия, качества предоставляемых услуг и т.д. Тогда предприниматель сможешь избавить себя от лишних временных затрат по поиску аусторсеров, а также наладить контакт между внешними специалистами и сотрудником, который будет с ними взаимодействовать.

4. Определение регламента взаимодействия.

С передачей работ внешнему исполнителю образуется новый вид деятельности – взаимодействие с ним. Перед тем, как заключать договор, необходимо в деталях обсудить процесс взаимодействия между сторонами. Например, адвокат установил, что общение в web-дизайнером будет осуществляться посредством электронной почты, которую дизайнер обязуется проверять не реже 3 раз в день (утро, день, вечер). Ответ на каждый запрос адвоката должен предоставляться дизайнером не позже, чем в течение 24 часов. В случае, если решение проблемы требует большего времени, дизайнер должен в течение 24 часов сообщить об этом адвокату посредством электронной почты. Оба участника запрашивают подтверждение о прочтении письма другой стороной.

Несправедливая непопулярность аутсорсинга

Почему индивидуальные предприниматели редко отдают на аутсорсинг значительную часть вспомогательных работ, оставляя себе лишь основную деятельность? Вот несколько причин:

  1. Предприниматель искренне заблуждается, что дешевле все выполнять самому, не принимая во внимание упущенную выгоду, которая часто сводит на нет всю экономию.
  2. Предприниматель не видит смысла в повышении качества выполнения вспомогательных работ, в сокращении сроков их выполнения и т.д.
  3. Предприниматель не доверяет внешним исполнителям, боится зависимости от них.
  4. Предприниматель не может определить цели своего бизнеса и, как следствие, осознать, какие работы можно передать на аутсорсинг, а какие – нет.

Учитывая изложенные причины, можно сказать, что первым шагом к переходу на аутсорсинг является определение целей создания бизнеса, отделение основных работ от вспомогательных. Далее следует выделение блоков вспомогательных работ и подробный анализ каждого блока вспомогательных операций, включающий анализ упущенной выгоды. Только в этом случае можно будет сделать вывод о целесообразности передачи тех или иных работ на аутсорсинг. Далее останется лишь грамотно подготовиться к передаче дел.


Версия для печати

Rambler's Top100
Яндекс.Метрика
Информационный портал

Содержит более 3 000 инфор-
мационных и методических материалов по менеджменту, примеров бизнес-моделей, процессов и показателей (KPI), а также слайдов семинаров.

Перечень материалов

Войти на портал

Ближайшие семинары

20-22 ноября, г. Москва "Описание, анализ, оптимизация бизнес-процессов. Разработка регламентов" Подробнее >>

4-5 декабря, г. Москва
"Современные методологии описания бизнес-процессов и бизнес-моделирования" Подробнее >>

6 декабря, г. Москва
"Функционально-стоимостной анализ бизнес-процессов (ФСА). Расчет трудозатрат и численности персонала" Подробнее >>

7-8 декабря, г. Москва
"Разработка стратегических целей и ключевых показателей (KPI). Построение системы мотивации и оплаты труда (СМОТ) на их основе" Подробнее >>

8 декабря, г. Москва
"HR-инжиниринг, организационная структуризация и повышение эффективности работы персонала" Подробнее >>

11-12 декабря, г. Москва
"Анализ и оптимизация оргструктуры. Повышение организационной эффективности и производительности труда" Подробнее >>

+7 (495) 788-72-47   info@betec.ru
 Консалтинг Консалтинговые услуги Формы консалтинговых услуг Почасовая консультация Консалтинговые сессии Консалтинговые проекты  Бизнес-обучение Темы семинаров Расписание семинаров Корпоративные семинары Дистанционные курсы Презентации семинаров Книга "Секреты успешных пр..."  Программные продукты Бизнес-инженер График-студио Лайт  бесплатно Business Studio Microsoft Visio ARIS-конвертация Графические схемы процессов Бизнес-анализ Бизнес-модели и решения Партнерские программы  Магазин процессов О магазине бизнес-процессов Каталог процессов и стоимость Нотации описания процессов  Решения HR-инжиниринг Решения для Банков Решения для ВУЗов Стратегия и BSC/KPI Бизнес-процессы Оргструктура Качество Проекты


Подписка на новостную рассылку
Введите Ваш e-mail:

Наш адрес:
127106, г. Москва
ул. Гостиничная, д.3, офис 318
тел. +7 (495) 788-72-47
e-mail: info@betec.ru

Copyright © 2001-2017
БИТЕК (Бизнес-инжиниринговые технологии)


Новости компании БИТЕК Информация о компании БИТЕК Публикации компании БИТЕК Партнерская программа компании БИТЕК Контактная информация

Статьи