Информировать на e-mail
« Назад || Скачать / Открыть в формате Microsoft Word
Утверждаю Генеральный директор компании _________________ ____________________ Ф.И.О. «___» __________ 20__ года |
I. Общие положения
1. Секретарь-машинистка относится к категории технических исполнителей.
2. На должность секретаря-машинистки назначается лицо, начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность секретаря-машинистки и освобождение от нее производится приказом директора предприятия.
4. Секретарь-машинистка должна знать:
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции другие руководящие и нормативные документы по ведению делопроизводства.
4.2. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
4.3. Машинопись.
4.4. Правила орфографии и пунктуации.
4.5. Порядок расположения материала при печатании различных документов.
4.6. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
4.7. Правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов.
4.8. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
4.9. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
4.10. Основы организации труда.
4.11. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
4.12. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.13. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно Заместителю генерального директора по общим вопросам.
6. На время отсутствия секретаря-машинистки (болезнь, отпуск, пр.) ее обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Секретарь-машинистка:
1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
3. Организует телефонные переговоры руководителя.
4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения.
5. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
7. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
8. Печатает по указанию руководителя различные материалы.
9. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает ее после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
10. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
11. Принимает документы на подпись руководителю.
12. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
14. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы.
15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
III. Права
Секретарь-машинистка имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей. Секретарь-машинистка имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.
IV. Ответственность
Секретарь-машинистка несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Заместитель генерального директора по общим вопросам:
____________________/Ф.И.О./
«__»__________20__ г.
« Назад ||
