Вернуться на сайт

Версия для печати

« Назад   ||    Скачать / Открыть в формате Microsoft Word

I. Общие положения

     1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

     1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.

     1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно Административному директору предприятия.

     1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

• законодательными актами РФ;
• уставом предприятия;
• Положением о функциональных службах предприятия;
• приказами (указаниями) руководства предприятия;
• нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
• настоящей должностной инструкцией.

     1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

     1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

• перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
• организации работы с документами, составления документации;
• организации управленческого труда;
• применение средств вычислительной и организационной техники;
• перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
• культуры труда и служебной этики;
• охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

II. Задачи

     На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

     2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

     2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

     2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

     2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

     2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

III. Должностные обязанности

     Секретарь-референт должен:

     3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

     3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

     3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

     3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

     3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

     3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).

     3.7. Вести прием посетителей.

     3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

• оформление приказов по личному составу;
• оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
• оформление трудовых книжек;
• оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
• оформление командировочных документов;
• оформление листов нетрудоспособности;
• ведение табеля учета рабочего времени;
• выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

     3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

     3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.

     3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

     3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

IV. Права

     Секретарь-референт имеет право:

     4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

     4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

     4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO).

     4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

     4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

     4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

     4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или "Конфиденциально".

     4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

     4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

IV. Ответственность

     Секретарь-референт несет ответственность за:

     5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

     5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

     5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ".

     5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

     Административный директор:

____________________/Ф.И.О./

«__»__________20__ г.

« Назад   ||

Вернуться на сайт

Версия для печати

Copyright © 2001-2024 БИТЕК (Бизнес-инжиниринговые технологии)