Стратегия и BSC-KPI / Регламенты системы стратегического управления

Положение о реализации проектов и программ развития

« Назад   ||    Скачать / Открыть в формате Microsoft Word

«УТВЕРЖДАЮ» Генеральный директор ______________________ (Название Компании) _________________ (Ф.И.О.) «___» ______________ 200_ года

Положение о реализации проектов и программ развития

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано с целью регламентации работ по реализации проектов и программ развития (далее Проект) «__________________» (далее компания).
1.2. Положение действует в качестве нормативно-организационного документа, его исполнение является обязательным для всех участников проектов развития компании.
1.3. Положение может дорабатываться под воздействием факторов внешней среды и с учетом внутренних изменений в деятельности компании.
1.4. Пользователями Положения являются:
- Совет по развитию;
- Дирекция по развитию;
- Администратор системы управления проектами;
- Рабочие группы проектов (РГП), выполняющие проекты развития;
- Менеджеры РГП;
- Кураторы РГП;
- Руководители подразделений компании.

2. Цели реализации проектов

2.1. Обеспечение эффективной реализации стратегических целей компании, требующих для своего достижения применения проектной формы управления.
2.2. Обеспечение эффективного совершенствования, решения проблем, проведения изменений во внутренней среде компании и решения прочих задач, требующих для своей реализации применения проектной формы управления.

3. Процессы реализации проектов

3.1. Инициирование проекта.
3.2. Планирование проекта.
3.3. Исполнение проекта.
3.4. Контроль проекта.
3.5. Завершение проекта.

4. Описание процессов реализации проектов

4.1. Инициирование проекта
4.1.1. Инициирование проектов может быть двух типов: инициирование сверху и инициирование снизу.
4.1.2. В рамках инициирования проектов сверху дирекция по развитию занимается постоянным мониторингом стратегического плана и в момент наступления запланированных сроков начала реализации соответствующих проектов оформляет служебную записку «Инициативное предложение по организации проекта».
4.1.3. В рамках инициирования проектов снизу сотрудники компании при осознании необходимости решения определенных задач, требующих проектной формы реализации осуществляют предварительную оценку необходимости проекта для компании и возможности его реализации. В случае, если реализация проекта необходима и возможна в настоящее время, инициатор проекта оформляет служебную записку «Инициативное предложение по организации проекта» на имя директора по развитию, которая предварительно согласуется с начальником отдела.
4.1.4. Служебные записки - инициативы на открытие проектов поступают в совет по развитию, который их рассматривает и проводит анализ целесообразности открытия данного проекта.
4.1.5. При рассмотрении инициативы на открытие проекта совет по развитию может принять следующие решения: 4.1.5.1. Не открывать проект. В этом случае работы по оценке предполагаемого проекта прекращаются и служебная записка архивируется администратором системы управления проектами.
4.1.5.2. Включить проект в стратегический план. В этом случае копии служебной записки передаются директору по развитию для включения проекта в соответствующие планы.
4.1.5.3. Открыть проект в текущий момент времени. 4.1.6. В случае принятия решения по открытию проекта в текущий момент времени директор по развитию организует поиск и определение менеджера и куратора проекта.
4.1.7. После определения менеджера и куратора проекта дирекция по развитию готовит приказ об открытии проекта. Данным приказом назначается менеджер и куратор проекта и отдается распоряжение о начале работ по разработке плана проекта.
4.1.8. Приказ об открытии проекта согласуется и подписывается генеральным директором.
4.1.9. После выпуска приказа об открытии проекта директор по развитию организует передачу всех относящихся к проекту материалов назначенному менеджеру проекта для разработки плана проекта.

4.2. Планирование проекта
4.2.1. После изучения полученной информации менеджер проекта разрабатывает предварительный план работ по проекту на основе которого определяет основной состав участников проектной рабочей группы.
4.2.2. При планировании проектных работ менеджер проекта определяет и согласует с куратором и линейными руководителями участников проекта загрузку их сотрудников при выполнении проектных работ. Результатом согласования является подготовленный менеджером проекта и согласованный с куратором и с линейными руководителями лист согласования участия сотрудников в проекте.
4.2.3. После согласования участия сотрудников в проекте менеджер проекта готовит приказ об утверждении состава рабочей группы по проекту, который согласуется с директором по развитию, советом по развитию и утверждается генеральным директором.
4.2.4. После издания приказа о формировании рабочей группы по проекту участники рабочей группы готовят детальный план работ по проекту, который согласуется с директором по развитию, советом по развитию и утверждается генеральным директором.
4.2.5. При разработке плана проекта менеджер проекта определяет и согласует с директором по развитию размер мотивационного фонда проекта.
4.2.6. Для больших и сложных проектов куратор и менеджер проекта могут принять решение о разработке регламента реализации проектных работ, в котором указывается следующая информация:

• График совещания рабочей группы по проекту;
• Порядок и форма отчетности по проекту;
• Порядок контроля исполнения работ ;
• Периодичность актуализации план-графика работ;
• Порядок сбора и актуализации информации;
• Порядок доступа к документации проекта;
• Порядок коммуникаций по проекту .

4.3. Исполнение проекта
4.3.1. Согласно разработанным общему и индивидуальным планам участников проекта рабочая группа реализует проектные работы.
4.3.2. Участники рабочей группы при выполнении проекта руководствуются регламентом реализации проектных работ. 4.4. Контроль проекта
4.4.1. Согласно установленному порядку отчетности участники рабочей группы готовят отчеты о выполнении проектных работ и передают их администратору проекта.
4.4.2. Администратор контролирует предоставление отчетов и сопоставляет их с личными планами участников проекта.
4.4.3. На основе индивидуальных отчетов участников рабочей группы администратор проекта готовит консолидированный отчет по выполнению проекта, проводит план-фактный контроль, идентифицирует отклонения и предоставляет данную информацию менеджеру проекта.
4.4.4. Менеджер проекта рассматривает подготовленные администратором отчеты, на основе которых принимает решения по корректирующим воздействиям.
4.4.5. В рамках выработки корректирующих воздействий менеджер проекта по согласованию с куратором может принимать решения о корректировке детального плана, а также о применении управленческих воздействий на участников рабочей группы в виде их вознаграждения, наказания, замены и пр.
4.4.6. Второй агрегированный тип контроля выполнения проекта осуществляется со стороны совета по развитию, которому периодически предоставляется отчетность о реализации основных этапов проекта.
4.4.7. Совет по развитию рассматривает отчеты по ходу выполнения проекта и принимает решения о корректирующих воздействиях, направленные на корректировку плана реализации основных этапов проекта и на участников проекта.
4.4.8. В случае принятия советом по развитию решения о корректировке плана менеджер проекта готовит приказ о корректировке плана проекта, который подписывается генеральным директором.
4.4.9. В случае принятия советом по развитию решения о поощрении / наказании участников рабочей группы менеджер проекта готовит на имя директора по развитию служебную записку о поощрении / наказании. При положительном рассмотрении служебной записки дирекция по развитию готовит приказ о поощрении / наказании, который подписывается генеральным директором.
4.4.10. В случае признания советом по развитию неудовлетворительного хода выполнения проекта может быть принято решение об остановке и преждевременном закрытии проекта.
4.4.11. После завершения выполнения проектных работ менеджер проекта готовит в совет по развитию служебную записку на закрытие проекта.
4.4.12. В случае положительного рассмотрения советом по развитию служебной записки на закрытие менеджеру проекта поручается подготовить итоговый отчет по проекту.
4.4.13. По мере завершения этапов проекта, контролируемых советом по развитию администратор системы управления проектами вносит информацию о выполнении этапов в реестр проектов.

4.5. Завершение проекта
4.5.1. После принятия советом по развитию предварительного решения о закрытии проекта менеджер проекта совместно с администратором готовят итоговый отчет по проекту.
4.5.2. Подготовленный отчет рассматривается директором по развитию, а также советом по развитию на предмет достижения целей проекта.
4.5.3. В случае положительных результатов рассмотрения отчета советом по развитию принимается решение о закрытии проекта, на основе которого менеджер проекта готовит приказ о закрытии проекта, который подписывается генеральным директорам.
4.5.4. В случае если цели проекта не достигнуты, совет развитию может принять решение о продлении проекта.
4.5.5. На основе приказа о закрытии проекта менеджер проекта оценивает вклад каждого участника проектной группы в результаты проекта и принимает решение о величине вознаграждения для каждого участника согласно утвержденному на этапе планирования мотивационному фонду проекта.
4.5.6. На основе принятого решения о распределении мотивационного фонда менеджер проекта готовит на имя директора по развитию служебную записку о распределении мотивационно фонда проекта среди участников рабочей группы.
4.5.7. На основе полученной служебной записки о распределении мотивационного фонда дирекция по развитию издает приказ о распределении мотивационного фонда, который подписывается генеральным директором.
4.5.8. После издания приказа о закрытии проекта итоговый отчет по проекту и все проектные материалы в бумажном и электронном виде передаются администратору системы управления проектами, который осуществляет их архивацию и помещает в хранилище информации по проектам.
4.5.9. По завершению проекта администратор системы управления проекта вносит соответствующие отметки в реестр проектов и карту проектных ресурсов.

Директор по развитию.

____________________/Ф.И.О./             «__»__________20__ г.